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认证审核的准备,管理技术

斯科特·齐默曼(Scott E.Zimmerman),硕士,CP-FS

准备和积极的态度有助于有效的审计

认证审核
审核是设施和审核员以数据收集为中心的学习经验。

水产养殖饲料厂,孵化场,成年设施和加工业务已经建立了审计部门,以跟上不断增加的检查和认证审计的数量和种类。不论使用哪种标准,审核的结果很大程度上取决于审核员的能力和申请人正确解释标准要求的能力。

对于处理器而言,将他们的大部分精力集中在少数管理技术上是他们的最大利益。通过对审计团队进行有关各自职务说明的教育,委派职责并留出时间来纠正偏差,设施将获得一种准备就绪感,从长远来看会有所收获。充分的准备以及积极的态度将为有效的审核奠定基础。

审核人控制

审核可以很快地从愉快的步行经历转变为心理象棋比赛,因此操作员必须随时准备控制自己的情绪。从审核员的角度来看,申请人控制审核的结果。对审核员进行培训,使其不仅可以收集数据,还可以感知操作的整体准备情况。如果操作员措手不及且焦虑不安,审核员将变得可疑。通常,缺乏组织,未经训练的人员以及对标准的误解也将使审计师保持警惕。

抵达后,审核员渴望就设施的秩序以及设施和员工的状况进行心理记录。审核员受过训练以寻找固定区域,因为这些区域可能会包含害虫。他们还寻找可以处理各自产量的工作区域。

例如,在任何存储饲料的操作中,墙壁和存储的物料之间必须至少有46 cm的距离,以允许员工在托盘架后面清洁并管理整个仓库中的虫害控制设备。

对标准的承诺

强烈建议由高级管理人员参加开幕式或闭幕式会议。这是关于显示运营部门对标准的承诺。如果高级经理能够讨论合规要点和实施实践,则可以使审核员更加放心。

审计师尊重高级管理人员可能还有其他承诺的事实,并且他们无法出席会议不会影响审计评分,但是操作员可以为审计定下基调,并对公司对认证流程的奉献精神留下深刻的印象。

培训审核员不要在审核期间进行咨询,因此他们的问题措辞非常直接。他们可以判断申请人是否熟悉标准中的要求。因此,操作员不应在审核期间尝试纠正不符合项。做笔记并在第二天回到问题上。

审核员需要查看书面或结构验证。切勿使用“我们尝试”或“有时”之类的词,因为它们表示不确定性。另一个不明智的做法是安排害虫管理公司在审核前一天为啮齿动物陷阱提供服务。这只会使审计师产生怀疑。

三相方法

操作人员可以准备进行现场审核的最重要方法之一是通过员工会议。对于这些会议,建议采用三阶段方法。

在第一次会议上,应重新介绍工作人员的职务说明和操作的良好管理规范。关键人员至少应熟悉诸如关键控制点,HACCP计划与危害分析之间的差异以及验证与确认之间的差异之类的术语。他们应该知道已经进行了分析以确定该计划控制了哪些危害,并且该计划已通过诸如校准和记录检查之类的控制措施进行了验证。科学研究为该计划提供了基础。

在第二次会议上,应将员工分成几小组,并由主管监督,并对其知识进行测试。在第三次会议上,重点关注员工的行为,例如卫生,记录保存和行为。

内部练习

扎实的内部审计是取得良好审计结果的关键。内部审计还为审计团队提供了一个向工作人员介绍潜在不合规情况的机会。全球食品安全倡议制定的大多数标准都要求每年进行内部审核。

可以对所有员工进行面试,因此他们应该熟悉工作说明,并反映良好的个人卫生习惯和专业行为。

运营不应采取反动方法来实现合规性。例如,大多数大型企业每年可能要进行三到四次审核,以及两到三次客户检查。因此,应对年度内部审计的有效方法是进行涵盖所有标准的多方面审查。这些练习提供了一个讨论结果并讨论改善流程的更好方法的机会。

像内部审核一样,可追溯性练习也起着至关重要的作用。他们应至少在认证审核之前两周进行。跟踪练习应不超过四个小时,并且在大多数情况下,操作员应能够在一到两个小时内进行这些练习,具体取决于所要求的文档种类。

从仓库中随机选择很多物品,并通过供应链跟踪产品的“一上下”。例如,孵化场应该能够提供从库存到销售的信息,并提供有关生产和购买的记录,包括饲料,水和亲鱼的来源。

演习应包括生产信息,例如种群密度,鱼种的运输和销售。准备采购采购订单,收货记录和提单之类的文件。还必须进行物料平衡。经营者必须核实所购买的原材料量是否能反映出所制造产品的总量。

学习经验

简而言之,审核员的工作是收集数据。重要的是,员工不得对发布不符合项的审核员构成冒犯。工作人员应该知道,不需要审核员解释操作员如何满足特定的检查要求。认证机构应按照合同规定,审核员有义务避免进行协商和其他利益冲突。

审核员只能阅读标准,而不能过分修饰。除非毫无疑问,否则不要挑战审核员。如果对分数或审核员对标准的解释有异议,请通过申诉程序进行处理。审核是设施和审核员的学习经验,因此请在发布报告后等待对审核员提出质疑。

观点

尽管审核将继续变得更加困难,但运营商可以通过采用更具计划性的方法来简化审核。员工培训,内部审核和模拟练习对于准备过程至关重要。除了准备审核工作之外,还必须对审核小组成员进行培训,以使其对符合标准的能力保持积极和自信。保持积极态度,审核将会更加顺利。

(编辑’注意:本文最初发表于2014年3月/ 4月的印刷版中, 全球水产养殖倡导者